Regulamin świadczenia usługi PEPIX.AWARE

1. Postanowienia ogólne

1. PEPIX.AWARE jest platformą szkoleniową świadczoną w modelu SaaS, przeznaczoną do prowadzenia szkoleń online, kampanii szkoleniowych, quizów, certyfikacji, raportowania oraz gromadzenia dowodów ukończenia szkoleń.
2. Platforma może być wykorzystywana w szczególności do:
   • szkoleń z cyberbezpieczeństwa,
   • szkoleń świadomościowych,
   • szkoleń dla kadry zarządzającej,
   • onboardingu pracowników,
   • szkoleń compliance,
   • szkoleń wewnętrznych tworzonych przez Klienta,
   • potwierdzania zapoznania się z procedurami, politykami lub instrukcjami.
3. Regulamin określa prawa i obowiązki PEPIX, Klienta oraz Użytkowników korzystających z platformy.
4. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w formie umożliwiającej jego pobranie, zapisanie i wydrukowanie.
5. Korzystanie z platformy oznacza akceptację Regulaminu w zakresie dotyczącym danego Klienta lub Użytkownika.
6. Jeżeli Klient zawarł z PEPIX odrębną umowę, a jej postanowienia są sprzeczne z Regulaminem, pierwszeństwo mają postanowienia tej umowy.
7. Platforma PEPIX.AWARE jest przeznaczona przede wszystkim dla klientów biznesowych, organizacyjnych i instytucjonalnych.

2. Dane Usługodawcy

• Nazwa: PEPIX Piotr Misztal
• Adres siedziby: ul. Kołłątaja 10/6, 25-715 Kielce
• NIP: 9590745124
• REGON: 260177910
• Wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG)
• Adres e-mail: hello@pepix.pl
• Adres strony internetowej: aware.pepix.pl

3. Definicje

Na potrzeby Regulaminu poniższe pojęcia oznaczają:

1. PEPIX / Usługodawca — podmiot świadczący usługę PEPIX.AWARE.
2. Klient — podmiot korzystający z platformy PEPIX.AWARE na podstawie wybranego pakietu, zamówienia, umowy lub aktywacji konta.
3. Użytkownik — osoba korzystająca z platformy w ramach konta Klienta, w szczególności pracownik, współpracownik, członek zarządu, administrator, autor treści lub inna osoba wskazana przez Klienta.
4. Administrator Klienta — Użytkownik uprawniony do zarządzania kontem organizacji, Użytkownikami, kampaniami, raportami i ustawieniami platformy.
5. Autor treści — Użytkownik uprawniony do tworzenia, edycji lub publikowania szkoleń, lekcji, quizów lub innych materiałów szkoleniowych.
6. Platforma / PEPIX.AWARE — system informatyczny udostępniany przez PEPIX w modelu SaaS.
7. Pakiet — wariant usługi dostępny w PEPIX.AWARE, w szczególności Entry, Standard, Premium lub Enterprise.
8. Entry — bezpłatny pakiet testowy przeznaczony do zapoznania się z platformą. Pakiet Entry nie obejmuje certyfikatów ani formalnych dowodów ukończenia.
9. Standard — płatny pakiet przeznaczony do regularnego prowadzenia szkoleń, obejmujący m.in. pełne szkolenie, quizy, certyfikaty, raporty, kampanie i dowody ukończenia.
10. Premium — płatny pakiet obejmujący funkcje Standard oraz dodatkowo funkcje AI i audio.
11. Enterprise — indywidualny wariant usługi dla większych organizacji lub wdrożeń wymagających dodatkowych funkcji, integracji, SSO, API, wielu oddziałów, zaawansowanych raportów lub indywidualnych warunków.
12. Szkolenie — uporządkowany zestaw lekcji, quizów, materiałów i aktywności edukacyjnych.
13. Lekcja — pojedyncza jednostka szkoleniowa udostępniana Użytkownikowi.
14. Quiz — zestaw pytań kontrolnych sprawdzających zrozumienie treści szkoleniowych.
15. Kampania szkoleniowa — przypisanie Szkolenia lub zestawu Szkoleń określonej grupie Użytkowników.
16. Certyfikat — elektroniczne potwierdzenie ukończenia Szkolenia, dostępne w pakietach płatnych.
17. Dowód ukończenia — zapis systemowy potwierdzający przebieg lub wynik szkolenia, np. datę ukończenia, wynik quizu, wersję szkolenia lub wygenerowany certyfikat.
18. Pracownik objęty programem szkoleniowym — Użytkownik wskazany przez Klienta jako osoba objęta aktywnym programem szkoleniowym, kampanią lub dostępem do płatnego szkolenia.
19. Okres rozliczeniowy — miesiąc kalendarzowy, rok abonamentowy albo inny okres wskazany w zamówieniu, fakturze lub umowie.
20. Treści PEPIX — materiały szkoleniowe, lekcje, quizy, grafiki, nagrania audio, certyfikaty, scenariusze i inne materiały dostarczone przez PEPIX.
21. Treści Klienta — materiały, teksty, dokumenty, grafiki, instrukcje, procedury, quizy, lekcje i inne treści dodane do platformy przez Klienta lub jego Użytkowników.
22. AI — funkcje sztucznej inteligencji dostępne w platformie, w szczególności czat AI umożliwiający zadawanie pytań dotyczących treści szkolenia lub programu szkoleniowego.
23. SSO — mechanizm pojedynczego logowania z użyciem zewnętrznego dostawcy tożsamości.

4. Zakres usługi

1. PEPIX.AWARE umożliwia:
   • prowadzenie szkoleń online,
   • publikację lekcji,
   • realizację quizów,
   • tworzenie kampanii szkoleniowych,
   • przypisywanie szkoleń Użytkownikom,
   • generowanie certyfikatów w pakietach płatnych,
   • prowadzenie raportów,
   • gromadzenie dowodów ukończenia,
   • tworzenie własnych szkoleń Klienta, jeżeli funkcja jest dostępna w danym Pakiecie,
   • korzystanie z lekcji audio w pakiecie Premium,
   • korzystanie z czatu AI do treści kursu w pakiecie Premium,
   • integrację SSO, jeżeli została zamówiona lub objęta pakietem.
2. Zakres funkcji zależy od wybranego Pakietu.
3. PEPIX może rozwijać, aktualizować i modyfikować platformę, w tym dodawać, zmieniać lub usuwać funkcje, o ile nie ogranicza to istotnie podstawowego zakresu opłaconej usługi.
4. PEPIX może aktualizować treści szkoleniowe w celu poprawy jakości, aktualności, dostępności, bezpieczeństwa, zgodności z prawem lub atrakcyjności szkolenia.

5. Pakiety usługi

5.1. Entry

1. Entry jest bezpłatnym pakietem testowym.
2. Entry służy do zapoznania się z działaniem platformy.
3. Entry może obejmować:
   • wybrane lekcje,
   • ograniczoną liczbę stanowisk,
   • podstawowe quizy,
   • dostęp demonstracyjny do wybranych funkcji.
4. Entry nie obejmuje:
   • certyfikatów ukończenia,
   • formalnych dowodów ukończenia,
   • pełnych raportów,
   • pełnej biblioteki treści,
   • funkcji AI,
   • lekcji audio,
   • SSO,
   • zaawansowanych raportów.
5. PEPIX może ograniczyć czas trwania, liczbę lekcji, liczbę Użytkowników, zakres funkcji lub inne parametry pakietu Entry.
6. Entry nie jest przeznaczony do formalnego potwierdzania realizacji obowiązkowych szkoleń organizacyjnych.

5.2. Standard

1. Standard jest płatnym pakietem przeznaczonym do regularnego prowadzenia szkoleń.
2. Standard obejmuje w szczególności:
   • dostęp do pełnego szkolenia obejmującego ponad 40 lekcji,
   • quizy,
   • certyfikaty ukończenia,
   • certyfikaty z identyfikatorem, hashem lub kodem QR, jeżeli funkcja jest aktywna,
   • raporty dla HR, zarządu lub administratorów,
   • kampanie szkoleniowe,
   • przypomnienia,
   • podstawowe dowody ukończenia,
   • możliwość tworzenia własnych szkoleń,
   • możliwość prowadzenia onboardingu pracowników,
   • podstawową personalizację środowiska,
   • eksport raportów, jeżeli funkcja jest dostępna.
3. Standard nie obejmuje automatycznie funkcji Premium, takich jak AI i audio.
4. SSO w pakiecie Standard może być dostępne jako dodatek płatny lub w ramach indywidualnych ustaleń.

5.3. Premium

1. Premium jest płatnym pakietem obejmującym funkcje Standard oraz dodatkowe funkcje AI i audio.
2. Premium obejmuje w szczególności:
   • wszystkie funkcje pakietu Standard,
   • lekcje audio,
   • czat AI do pytań związanych z treścią kursu,
   • odpowiedzi AI ograniczone do zakresu programu szkoleniowego, jeżeli taka konfiguracja jest aktywna,
   • rozszerzone raporty lub dowody ukończeń, jeżeli są dostępne,
   • większe limity użycia niż w pakiecie Standard.
3. Funkcje AI i audio są świadczone w ramach zasad uczciwego użycia, chyba że oferta, umowa lub zamówienie przewiduje szczegółowe limity.
4. PEPIX może stosować miesięczne lub roczne limity operacji AI, generowania audio, zapytań do czatu AI, przetwarzania treści lub innych zasobów technicznych.

5.4. Enterprise

1. Enterprise jest wariantem indywidualnym.
2. Enterprise może obejmować w szczególności:
   • SSO,
   • SCIM,
   • API,
   • integracje z systemami HR, IAM, intranetem lub innymi systemami Klienta,
   • wiele oddziałów lub jednostek organizacyjnych,
   • wielu administratorów,
   • delegowane role,
   • indywidualne raporty,
   • zaawansowane dashboardy,
   • indywidualne SLA,
   • dedykowane wsparcie,
   • dedykowane szkolenia lub treści przygotowane przez PEPIX.
3. Warunki pakietu Enterprise są ustalane indywidualnie.

6. Cennik

Szczegółowy cennik stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu.

1. Wszystkie ceny są cenami netto w PLN, chyba że wskazano inaczej.
2. Do cen netto doliczany jest podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3. Opłata jest naliczana za pracowników lub współpracowników Klienta objętych programem szkoleniowym.
4. Rozliczenie może następować miesięcznie, rocznie albo według indywidualnych ustaleń.
5. Rozliczenie roczne jest płatne z góry, chyba że umowa stanowi inaczej.
6. Rozliczenie miesięczne może być droższe z uwagi na krótszy okres zobowiązania.

7. Opłata wdrożeniowa

1. W standardowych przypadkach PEPIX nie nalicza osobnej opłaty wdrożeniowej za podstawowe uruchomienie usługi.
2. Podstawowe uruchomienie usługi może obejmować:
   • utworzenie środowiska Klienta,
   • podstawową konfigurację organizacji,
   • utworzenie konta administratora,
   • udostępnienie wybranego pakietu,
   • podstawowe informacje startowe dla Klienta.
3. PEPIX może naliczyć opcjonalną, jednorazową opłatę wdrożeniową wyłącznie wtedy, gdy Klient zamawia dodatkowe prace, w szczególności:
   • import większej listy pracowników,
   • konfigurację zaawansowanego brandingu,
   • konfigurację SSO,
   • konfigurację wielu oddziałów lub jednostek organizacyjnych,
   • przygotowanie niestandardowej kampanii szkoleniowej,
   • przygotowanie dedykowanych raportów,
   • dodatkowe konsultacje wdrożeniowe,
   • integracje z systemami Klienta,
   • inne prace wykraczające poza standardowe uruchomienie usługi.
4. Opłata wdrożeniowa jest każdorazowo uzgadniana z Klientem przed rozpoczęciem prac dodatkowych.
5. Przykładowe stawki dla wdrożeń rozszerzonych określa Załącznik nr 2.
6. Opłata wdrożeniowa nie jest naliczana automatycznie. Jej naliczenie wymaga uzgodnienia zakresu prac z Klientem.
7. Opłata wdrożeniowa nie obejmuje tworzenia dedykowanych szkoleń, niestandardowych integracji, zmian programistycznych ani dodatkowych konsultacji, chyba że strony ustalą inaczej.

8. Zasady licencjonowania

1. PEPIX.AWARE jest licencjonowany per Klient, z uwzględnieniem liczby pracowników lub współpracowników objętych programem szkoleniowym.
2. Licencja jest wykorzystywana dla Użytkownika, który w danym okresie rozliczeniowym:
   • został przypisany do aktywnej kampanii szkoleniowej,
   • otrzymał dostęp do płatnego szkolenia,
   • rozpoczął lekcję,
   • rozpoczął quiz,
   • kontynuował szkolenie,
   • ukończył szkolenie,
   • albo został uwzględniony w formalnym raporcie lub dowodzie szkoleniowym.
3. Sam techniczny import Użytkownika do systemu nie oznacza wykorzystania licencji, jeżeli Użytkownik:
   • nie został przypisany do aktywnej kampanii,
   • nie otrzymał dostępu do płatnego szkolenia,
   • nie rozpoczął żadnej aktywności szkoleniowej,
   • nie jest raportowany jako osoba objęta programem.
4. Ten sam Użytkownik liczony jest tylko raz w danym okresie rozliczeniowym, niezależnie od liczby przypisanych, rozpoczętych lub ukończonych szkoleń.
5. Klient nie może udostępniać jednego konta wielu osobom.
6. Klient nie może obchodzić ograniczeń licencyjnych przez:
   • współdzielenie kont,
   • okresowe usuwanie i ponowne dodawanie tych samych Użytkowników,
   • używanie kont testowych do szkoleń produkcyjnych,
   • korzystanie z Entry do formalnego szkolenia pracowników.
7. PEPIX może monitorować wykorzystanie licencji w celu rozliczeń, bezpieczeństwa, raportowania i zapobiegania nadużyciom.
8. W przypadku przekroczenia liczby Użytkowników objętych programem szkoleniowym PEPIX może:
   • zaproponować przejście na wyższy próg,
   • naliczyć opłatę zgodnie z właściwym progiem,
   • zaproponować indywidualną ofertę,
   • ograniczyć możliwość przypisywania kolejnych Użytkowników do kampanii.

9. Płatności

1. Opłaty są naliczane zgodnie z wybranym Pakietem, liczbą osób objętych programem szkoleniowym, okresem rozliczeniowym oraz ewentualnymi usługami dodatkowymi.
2. PEPIX wystawia fakturę VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3. Termin płatności wynosi 7 dni od daty wystawienia faktury, chyba że oferta, zamówienie lub odrębna umowa stanowi inaczej.
4. Rozliczenie roczne jest płatne z góry za cały okres abonamentowy, chyba że strony ustalą inaczej.
5. Rozliczenie miesięczne jest płatne z góry za dany miesiąc świadczenia usługi, chyba że strony ustalą inaczej.
6. Brak zapłaty w terminie może skutkować:
   • wysłaniem przypomnienia o płatności,
   • ograniczeniem dostępu do funkcji administracyjnych,
   • wstrzymaniem możliwości uruchamiania nowych kampanii,
   • zawieszeniem dostępu do platformy,
   • rozwiązaniem umowy,
   • naliczeniem odsetek ustawowych za opóźnienie.
7. PEPIX może uzależnić rozpoczęcie świadczenia usługi, uruchomienie pakietu płatnego lub wykonanie prac dodatkowych od dokonania płatności z góry.
8. Opłaty za rozpoczęty okres rozliczeniowy nie podlegają zwrotowi, chyba że przepisy prawa, oferta lub umowa stanowią inaczej.

10. Konto Klienta i Użytkownicy

1. Klient otrzymuje dostęp do konta organizacji w PEPIX.AWARE.
2. Klient odpowiada za wskazanie Administratora Klienta, zarządzanie Użytkownikami, poprawność danych Użytkowników, przypisywanie szkoleń, nadawanie i odbieranie uprawnień oraz kontrolę dostępu po zakończeniu współpracy z pracownikiem lub współpracownikiem.
3. Użytkownik jest zobowiązany do korzystania z platformy zgodnie z Regulaminem, prawem, zasadami bezpieczeństwa i instrukcjami Klienta.
4. Użytkownik nie może udostępniać danych logowania innym osobom.
5. Klient powinien niezwłocznie dezaktywować konta osób, które nie powinny już mieć dostępu do platformy.

11. Własne szkolenia Klienta

1. W Pakietach, które to umożliwiają, Klient może tworzyć własne szkolenia, lekcje, quizy i materiały.
2. Klient ponosi odpowiedzialność za Treści Klienta, w szczególności za ich zgodność z prawem, prawdziwość, aktualność, przydatność, zgodność z wewnętrznymi procedurami, prawami autorskimi oraz zasadami ochrony danych osobowych.
3. PEPIX nie ma obowiązku merytorycznej weryfikacji Treści Klienta, chyba że strony uzgodnią odrębną usługę konsultacyjną lub redakcyjną.
4. Klient nie może publikować w platformie treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich, zawierających dane osobowe bez podstawy prawnej, zawierających tajemnice przedsiębiorstwa osób trzecich bez uprawnienia, obraźliwych, dyskryminujących, zawierających złośliwy kod lub naruszających bezpieczeństwo platformy.
5. PEPIX może usunąć lub zablokować Treści Klienta, jeżeli istnieje uzasadnione podejrzenie, że naruszają Regulamin, przepisy prawa lub prawa osób trzecich.

12. Własność intelektualna

1. Prawa do platformy PEPIX.AWARE, w tym kodu, architektury, interfejsu, mechanizmów działania, znaków towarowych, nazw, logotypów i Treści PEPIX przysługują PEPIX lub jego licencjodawcom.
2. Klient otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną, ograniczoną w czasie licencję na korzystanie z platformy w zakresie wynikającym z wybranego Pakietu.
3. Klient nie nabywa praw własności do platformy ani Treści PEPIX.
4. Klient nie może kopiować platformy, odtwarzać kodu źródłowego, dekompilować, modyfikować platformy bez zgody PEPIX, usuwać oznaczeń PEPIX, odsprzedawać dostępu do platformy ani wykorzystywać platformy do świadczenia konkurencyjnej usługi bez zgody PEPIX.
5. Treści PEPIX mogą być wykorzystywane wyłącznie w ramach platformy i wybranego Pakietu.
6. Klient nie może eksportować, kopiować, publikować, sprzedawać ani udostępniać Treści PEPIX poza platformą, chyba że PEPIX wyrazi na to zgodę.
7. Prawa do Treści Klienta pozostają przy Kliencie lub odpowiednich uprawnionych podmiotach.
8. Klient udziela PEPIX licencji technicznej na przechowywanie, odtwarzanie, przetwarzanie i udostępnianie Treści Klienta w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi.

13. Certyfikaty, raporty i dowody ukończenia

1. Certyfikaty są dostępne w pakietach Standard, Premium i Enterprise, chyba że oferta stanowi inaczej.
2. Pakiet Entry nie obejmuje certyfikatów ani formalnych dowodów ukończenia.
3. Certyfikat może zawierać imię i nazwisko Użytkownika, adres e-mail lub identyfikator Użytkownika, nazwę szkolenia, datę ukończenia, wynik quizu, identyfikator certyfikatu, hash, kod QR, dane Klienta, wersję szkolenia oraz inne informacje techniczne lub dowodowe.
4. Certyfikat potwierdza ukończenie szkolenia w platformie zgodnie z zasadami określonymi przez PEPIX lub Klienta.
5. PEPIX nie gwarantuje, że samo ukończenie szkolenia spełnia wszystkie obowiązki prawne, regulacyjne, branżowe, audytowe lub wewnętrzne Klienta, chyba że strony wyraźnie to uzgodnią.
6. Klient odpowiada za ocenę, czy dane szkolenie i certyfikat spełniają wymagania jego organizacji, audytorów, klientów, organów nadzorczych lub przepisów prawa.

14. Funkcje AI

1. Funkcje AI są dostępne w pakiecie Premium lub Enterprise, chyba że PEPIX udostępni je testowo w innym Pakiecie.
2. Funkcje AI mogą obejmować w szczególności czat AI umożliwiający zadawanie pytań dotyczących treści szkolenia lub programu szkoleniowego.
3. Funkcje AI mają charakter pomocniczy i edukacyjny.
4. Jeżeli funkcja czatu AI jest skonfigurowana jako odpowiadająca wyłącznie na podstawie treści programu szkoleniowego, odpowiedzi AI powinny dotyczyć wyłącznie zakresu udostępnionych materiałów szkoleniowych.
5. PEPIX nie gwarantuje, że odpowiedzi AI będą zawsze kompletne, wolne od błędów lub odpowiednie do konkretnej sytuacji prawnej, technicznej lub organizacyjnej Klienta.
6. Odpowiedzi AI nie stanowią porady prawnej, audytowej, technicznej ani organizacyjnej. Klient powinien samodzielnie ocenić, czy dana odpowiedź może zostać wykorzystana w jego organizacji.
7. Klient nie powinien wprowadzać do funkcji AI haseł, kluczy API, danych dostępowych, danych szczególnych kategorii, informacji niejawnych, danych poufnych ani danych, których nie ma prawa przetwarzać.
8. PEPIX może stosować limity użycia funkcji AI, w szczególności dotyczące liczby zapytań, długości treści wejściowej, kosztów technicznych albo innych parametrów niezbędnych do zapewnienia stabilności usługi.
9. PEPIX może ograniczyć lub czasowo wstrzymać dostęp do funkcji AI w przypadku użycia nadmiernego, nietypowego, sprzecznego z Regulaminem, naruszającego bezpieczeństwo albo generującego nieproporcjonalne koszty.

15. Lekcje audio

1. Lekcje audio są dostępne w pakiecie Premium lub Enterprise, chyba że oferta stanowi inaczej.
2. Lekcje audio służą ułatwieniu odbioru treści szkoleniowych i zwiększeniu dostępności szkolenia.
3. Zakres lekcji audio może zależeć od Pakietu, rodzaju szkolenia, języka, dostępności nagrań oraz limitów technicznych.
4. PEPIX może stosować zasady uczciwego użycia dla generowania, przechowywania lub odtwarzania audio.
5. PEPIX może aktualizować, zastępować lub usuwać nagrania audio, w szczególności w przypadku aktualizacji treści szkolenia.

16. Dostępność i WCAG

1. PEPIX projektuje platformę PEPIX.AWARE z uwzględnieniem zasad dostępności cyfrowej.
2. PEPIX dąży do zapewnienia jak największej dostępności treści i interfejsu, zgodnie ze standardem WCAG 2.2 na poziomie AA.
3. Zakres zgodności z WCAG może zależeć od wersji platformy, rodzaju treści, treści dodanych przez Klienta, użytych materiałów multimedialnych, konfiguracji środowiska oraz indywidualnych dostosowań.
4. PEPIX nie odpowiada za brak dostępności Treści Klienta, jeżeli zostały one przygotowane, zaimportowane lub opublikowane przez Klienta.
5. Klient powinien zapewnić, aby własne treści, grafiki, dokumenty, materiały audio, wideo i quizy były przygotowane zgodnie z wymaganiami dostępności, jeżeli mają być wykorzystywane w organizacji objętej takimi obowiązkami.

Aktualny stan zgodności, wdrożone ułatwienia i sposób zgłaszania problemów opisuje odrębna Deklaracja dostępności.

17. SSO i integracje

1. SSO i integracje są dostępne zgodnie z Pakietem, ofertą lub indywidualną umową.
2. Integracja SSO może wymagać dodatkowej opłaty wdrożeniowej.
3. Klient odpowiada za poprawną konfigurację po stronie własnego dostawcy tożsamości, nadawanie i odbieranie dostępu, utrzymanie aktualnych danych Użytkowników oraz bezpieczeństwo kont po stronie własnej organizacji.
4. PEPIX nie odpowiada za niedostępność platformy wynikającą z awarii, błędnej konfiguracji lub zmian po stronie systemów Klienta albo zewnętrznych dostawców tożsamości.
5. Integracje niestandardowe są wyceniane indywidualnie.

18. Bezpieczeństwo

1. PEPIX stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę platformy, danych i dostępności usługi.
2. Środki bezpieczeństwa mogą obejmować kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji, kopie zapasowe, separację danych Klientów, logowanie wybranych zdarzeń, zarządzanie uprawnieniami, monitoring dostępności, aktualizacje bezpieczeństwa i procedury obsługi incydentów.
3. Klient odpowiada za bezpieczeństwo po swojej stronie, w szczególności za zabezpieczenie kont administratorów, nadawanie minimalnych wymaganych uprawnień, usuwanie dostępu byłym pracownikom, ochronę urządzeń końcowych, ochronę danych logowania oraz zgodność korzystania z platformy z własnymi politykami bezpieczeństwa.
4. Klient powinien niezwłocznie poinformować PEPIX o podejrzeniu naruszenia bezpieczeństwa konta, nieuprawnionego dostępu, wycieku danych lub innego incydentu.
5. PEPIX może czasowo ograniczyć dostęp do platformy, jeżeli jest to konieczne dla ochrony bezpieczeństwa, danych lub stabilności usługi.

19. Dane osobowe

1. W związku ze świadczeniem usługi PEPIX.AWARE mogą być przetwarzane dane osobowe Użytkowników, Administratorów Klienta i osób kontaktowych.
2. W zakresie danych Użytkowników przetwarzanych w ramach konta Klienta, co do zasady Klient jest administratorem danych osobowych, a PEPIX działa jako podmiot przetwarzający.
3. Szczegółowe zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych powinny zostać określone w osobnej umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych lub załączniku DPA.
4. PEPIX może być niezależnym administratorem danych w zakresie obsługi sprzedaży, kontaktu z Klientem, wystawiania faktur, dochodzenia roszczeń, prowadzenia działań marketingowych własnych, jeżeli jest do tego podstawa prawna, oraz obsługi zapytań i zgłoszeń.
5. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych zawiera Polityka prywatności PEPIX.AWARE.
6. Klient zobowiązuje się nie wprowadzać do platformy danych osobowych, których nie ma prawa przetwarzać.
7. Klient zobowiązuje się nie wprowadzać do platformy szczególnych kategorii danych osobowych, chyba że zostało to wyraźnie uzgodnione z PEPIX i jest zgodne z prawem.

20. Dostępność usługi i przerwy techniczne

1. PEPIX dokłada należytej staranności, aby platforma była dostępna w sposób stabilny.
2. PEPIX może prowadzić prace serwisowe, aktualizacje, zmiany techniczne i przerwy konserwacyjne.
3. Prace serwisowe mogą powodować czasową niedostępność platformy lub wybranych funkcji.
4. PEPIX, w miarę możliwości, informuje Klientów o planowanych istotnych przerwach technicznych.
5. PEPIX nie odpowiada za niedostępność usługi wynikającą z siły wyższej, awarii Internetu, awarii dostawców infrastruktury, awarii systemów Klienta, błędnej konfiguracji po stronie Klienta, działań lub zaniechań Użytkowników, ataków cybernetycznych albo działań podmiotów trzecich.
6. Szczegółowe SLA może być określone w indywidualnej umowie, w szczególności dla Pakietu Enterprise.

21. Obowiązki Klienta

1. Klient zobowiązuje się korzystać z platformy zgodnie z Regulaminem, prawem i dobrymi obyczajami.
2. Klient zobowiązuje się podawać prawdziwe dane, terminowo opłacać faktury, zarządzać dostępem Użytkowników, nie udostępniać platformy osobom nieuprawnionym, nie naruszać praw PEPIX ani osób trzecich, nie publikować treści bezprawnych, nie podejmować prób obejścia zabezpieczeń, nie wykonywać testów penetracyjnych bez zgody PEPIX oraz nie zakłócać działania usługi.
3. Klient odpowiada za działania i zaniechania swoich Użytkowników jak za działania własne.

22. Zakazane działania

1. Zabronione jest korzystanie z platformy w sposób sprzeczny z prawem, sprzeczny z Regulaminem, naruszający prawa osób trzecich, naruszający bezpieczeństwo platformy, zakłócający działanie usługi, prowadzący do nieuprawnionego dostępu, prowadzący do obejścia limitów licencyjnych albo prowadzący do kopiowania Treści PEPIX poza dozwolony zakres.
2. Zabronione jest umieszczanie w platformie złośliwego oprogramowania, treści bezprawnych, treści naruszających prawa autorskie, treści naruszających dobra osobiste, danych osobowych bez podstawy prawnej, haseł, sekretów technicznych lub kluczy dostępowych.
3. PEPIX może zawiesić lub ograniczyć dostęp do platformy w przypadku naruszenia niniejszego punktu.

23. Odpowiedzialność PEPIX

1. PEPIX odpowiada za świadczenie usługi zgodnie z Regulaminem, umową i obowiązującymi przepisami prawa.
2. PEPIX nie odpowiada za decyzje organizacyjne Klienta podjęte na podstawie szkoleń, sposób wykorzystania certyfikatów i raportów przez Klienta, ocenę zgodności szkolenia z indywidualnymi wymaganiami Klienta, Treści Klienta, błędy wynikające z nieprawidłowych danych przekazanych przez Klienta, błędy konfiguracji po stronie Klienta, brak ukończenia szkolenia przez Użytkowników oraz korzystanie z platformy niezgodnie z przeznaczeniem.
3. PEPIX nie gwarantuje, że samo korzystanie z platformy zapewni Klientowi pełną zgodność z przepisami, normami, standardami, wymaganiami audytowymi lub wymaganiami kontrahentów.
4. PEPIX może wspierać procesy compliance poprzez raporty, certyfikaty i dowody, ale odpowiedzialność za ocenę wymagań prawnych i organizacyjnych spoczywa na Kliencie.
5. W zakresie dopuszczalnym przez prawo odpowiedzialność PEPIX z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi jest ograniczona do kwoty opłat netto zapłaconych przez Klienta za usługę w okresie 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.
6. Ograniczenie odpowiedzialności nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie.

24. Reklamacje

1. Klient może złożyć reklamację dotyczącą działania platformy, rozliczeń lub świadczenia usługi.
2. Reklamacje należy składać na adres: hello@pepix.pl.
3. Reklamacja powinna zawierać dane Klienta, dane osoby zgłaszającej, opis problemu, datę wystąpienia problemu, nazwę organizacji w platformie oraz zrzuty ekranu lub dodatkowe informacje, jeżeli są pomocne.
4. PEPIX rozpatruje reklamację w terminie do 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania, chyba że sprawa wymaga dodatkowych wyjaśnień.
5. Odpowiedź na reklamację jest wysyłana na adres e-mail osoby zgłaszającej lub inny adres wskazany przez Klienta.

25. Zmiana pakietu

1. Klient może przejść na wyższy Pakiet w trakcie trwania okresu rozliczeniowego.
2. Przejście na wyższy Pakiet może wymagać dopłaty proporcjonalnej lub opłaty zgodnej z indywidualną ofertą.
3. Przejście na niższy Pakiet jest możliwe od kolejnego okresu rozliczeniowego, chyba że PEPIX wyrazi zgodę na inne rozwiązanie.
4. Zmiana Pakietu może spowodować utratę dostępu do części funkcji, w szczególności AI, audio, SSO, raportów zaawansowanych lub integracji.

26. Czas trwania i zakończenie usługi

1. Usługa jest świadczona przez okres wynikający z wybranego Pakietu, zamówienia, faktury lub umowy.
2. W przypadku rozliczenia miesięcznego usługa jest odnawiana na kolejne okresy miesięczne, chyba że strony uzgodnią inaczej.
3. W przypadku rozliczenia rocznego usługa jest świadczona przez opłacony okres roczny.
4. Klient może zrezygnować z usługi ze skutkiem na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego.
5. PEPIX może rozwiązać umowę lub zawiesić świadczenie usługi, jeżeli Klient narusza Regulamin, nie reguluje płatności, narusza prawa PEPIX lub osób trzecich, wykorzystuje platformę niezgodnie z przeznaczeniem, podejmuje działania zagrażające bezpieczeństwu platformy albo narusza ograniczenia licencyjne.
6. Po zakończeniu usługi PEPIX może ograniczyć dostęp do platformy.
7. Eksport danych po zakończeniu usługi może być dostępny w zakresie przewidzianym w Pakiecie, umowie lub indywidualnych ustaleniach.

27. Zmiany Regulaminu i cennika

1. PEPIX może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany prawa, zmiany funkcji platformy, zmiany modelu świadczenia usługi, zmiany zasad bezpieczeństwa, zmiany zasad płatności, konieczności doprecyzowania postanowień albo rozwoju usługi.
2. PEPIX informuje Klientów o istotnych zmianach Regulaminu w sposób przyjęty dla komunikacji z Klientem.
3. Zmiana cennika nie wpływa na opłacony już okres rozliczeniowy, chyba że strony postanowią inaczej.
4. Nowe ceny mogą obowiązywać od kolejnego okresu rozliczeniowego.
5. Jeżeli Klient nie akceptuje zmian Regulaminu lub cennika, może zrezygnować z usługi ze skutkiem na koniec aktualnego okresu rozliczeniowego.

28. Informacje handlowe i kontakt

1. PEPIX może kontaktować się z Klientem w sprawach związanych z realizacją usługi, rozliczeniami, bezpieczeństwem, zmianami Regulaminu, aktualizacjami platformy oraz obsługą zgłoszeń.
2. PEPIX może przesyłać informacje handlowe drogą elektroniczną wyłącznie w zakresie zgodnym z obowiązującymi przepisami prawa.
3. Klient może zrezygnować z otrzymywania informacji marketingowych, jeżeli nie są one niezbędne do wykonania umowy.

29. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym dla Regulaminu jest prawo polskie.
2. Spory wynikające z Regulaminu strony będą starały się rozwiązywać polubownie.
3. W relacjach B2B sądem właściwym będzie sąd właściwy dla siedziby PEPIX, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.
4. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
5. Regulamin obowiązuje od dnia publikacji na stronie PEPIX.AWARE lub od innej daty wskazanej przez PEPIX.
6. Aktualna wersja Regulaminu jest dostępna na stronie internetowej PEPIX.AWARE.

Załącznik 1

Opis pakietów

Entry — darmowy test platformy

Pakiet przeznaczony do poznania platformy bez zobowiązań.

• wybrane lekcje,
• ograniczoną liczbę stanowisk,
• podstawowe quizy,
• dostęp demonstracyjny do wybranych funkcji.

Nie obejmuje: certyfikatów, formalnych dowodów ukończenia, pełnych raportów, AI, audio, SSO. Pakiet Entry nie jest przeznaczony do formalnego potwierdzania realizacji obowiązkowych szkoleń organizacyjnych.

Standard — pełne szkolenie z dowodem audytowym

Pakiet przeznaczony do regularnego szkolenia pracowników i potwierdzania ukończenia szkoleń.

• ponad 40 lekcji,
• quizy,
• certyfikaty,
• raporty,
• kampanie szkoleniowe,
• przypomnienia,
• dowody ukończenia,
• możliwość tworzenia własnych szkoleń,
• onboarding pracowników,
• podstawową personalizację środowiska,
• eksport raportów, jeżeli funkcja jest dostępna.

Premium — Standard plus AI i audio

Pakiet przeznaczony dla organizacji, które chcą korzystać z dodatkowych funkcji zwiększających dostępność i wygodę korzystania ze szkoleń.

• wszystko z pakietu Standard,
• lekcje audio,
• czat AI do treści kursu,
• odpowiedzi AI oparte na zakresie programu szkoleniowego, jeżeli taka konfiguracja jest aktywna,
• większe limity użycia,
• rozszerzone możliwości raportowania, jeżeli są dostępne w danej konfiguracji.

Enterprise — indywidualne wdrożenie dla większych organizacji

Pakiet dla organizacji wymagających:

• SSO,
• SCIM,
• API,
• wielu oddziałów,
• niestandardowych raportów,
• SLA,
• dedykowanego wdrożenia,
• dedykowanych integracji,
• indywidualnych warunków.

Załącznik 2

Szczegółowy cennik

Zasady ogólne

1. Wszystkie ceny są cenami netto w PLN, chyba że wskazano inaczej.
2. Do cen netto doliczany jest podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3. Opłata jest naliczana za pracowników lub współpracowników Klienta objętych programem szkoleniowym.
4. Rozliczenie roczne jest płatne z góry, chyba że strony ustalą inaczej.
5. Rozliczenie miesięczne jest płatne z góry za dany miesiąc świadczenia usługi, chyba że strony ustalą inaczej.
6. Termin płatności faktury wynosi 7 dni od daty wystawienia faktury, chyba że oferta, zamówienie lub odrębna umowa stanowi inaczej.

Entry

Entry jest pakietem testowym. Nie obejmuje certyfikatów, formalnych dowodów ukończenia ani pełnych raportów.

Standard

Minimalna opłata: 249 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym, 299 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu miesięcznym. Jeżeli opłata wynikająca z liczby osób objętych programem jest niższa niż minimalna opłata abonamentowa, Klient płaci minimalną opłatę abonamentową.

Premium

Minimalna opłata: 499 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym, 599 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu miesięcznym. Jeżeli opłata wynikająca z liczby osób objętych programem jest niższa niż minimalna opłata abonamentowa, Klient płaci minimalną opłatę abonamentową.

Enterprise

Pakiet Enterprise jest wyceniany indywidualnie. Wycena może uwzględniać liczbę Użytkowników, liczbę oddziałów, SSO, SCIM, API, integracje, niestandardowe raporty, liczbę administratorów, liczbę kampanii, SLA, dedykowane wdrożenie, dedykowane szkolenia.

Opcjonalne wdrożenie rozszerzone

W standardowych przypadkach PEPIX nie nalicza osobnej opłaty wdrożeniowej za podstawowe uruchomienie usługi. Opłata wdrożeniowa jest opcjonalna i może zostać naliczona wyłącznie wtedy, gdy Klient zamawia dodatkowe prace wykraczające poza standardowe uruchomienie usługi.

Opłata wdrożeniowa nie jest naliczana automatycznie. Jej naliczenie wymaga uzgodnienia zakresu prac z Klientem.

Załącznik 3

Definicja wykorzystania licencji

1. Licencja jest liczona dla pracownika lub współpracownika objętego programem szkoleniowym.
2. Użytkownik jest uznawany za objętego programem szkoleniowym, jeżeli w danym okresie rozliczeniowym:
   • został przypisany do aktywnej kampanii,
   • otrzymał dostęp do płatnego szkolenia,
   • rozpoczął lekcję,
   • rozpoczął quiz,
   • kontynuował szkolenie,
   • ukończył szkolenie,
   • albo został uwzględniony w formalnym raporcie lub dowodzie szkoleniowym.
3. Jeden Użytkownik jest liczony tylko raz w danym okresie rozliczeniowym, niezależnie od liczby szkoleń.
4. Sam import techniczny Użytkownika nie oznacza wykorzystania licencji, jeżeli Użytkownik nie został objęty aktywnym programem szkoleniowym.
5. Konta administratorów technicznych PEPIX nie są liczone jako licencje Klienta.
6. Konta testowe w pakiecie Entry nie mogą być wykorzystywane do formalnego potwierdzania realizacji szkoleń.

Załącznik 4

Zasady uczciwego użycia AI i audio

1. Funkcje AI i audio są dostępne w pakiecie Premium lub Enterprise.
2. Funkcje AI i audio są przeznaczone do normalnego korzystania z platformy w ramach szkoleń Klienta.
3. Funkcje AI mogą obejmować w szczególności czat AI umożliwiający zadawanie pytań dotyczących treści szkolenia lub programu szkoleniowego.
4. PEPIX może stosować limity użycia AI i audio, w szczególności dotyczące:
   • liczby zapytań do AI,
   • długości treści wejściowych,
   • liczby odtworzeń lub dostępnych materiałów audio,
   • przestrzeni dyskowej,
   • kosztów technicznych.
5. PEPIX może ograniczyć lub czasowo wstrzymać funkcje AI lub audio w przypadku użycia:
   • nadmiernego,
   • nietypowego,
   • sprzecznego z Regulaminem,
   • naruszającego bezpieczeństwo,
   • generującego nieproporcjonalne koszty.
6. Klient nie powinien wprowadzać do AI:
   • danych poufnych,
   • haseł,
   • sekretów technicznych,
   • kluczy API,
   • danych szczególnych kategorii,
   • danych, których nie ma prawa przetwarzać.
7. Odpowiedzi AI mają charakter pomocniczy i edukacyjny. Nie stanowią porady prawnej, audytowej, technicznej ani organizacyjnej.

Załącznik 5

Zakres dowodów audytowych

W zależności od Pakietu oraz konfiguracji platformy PEPIX.AWARE może przechowywać i udostępniać następujące dowody realizacji szkoleń:

1. Dane Użytkownika

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• identyfikator użytkownika,
• przypisana organizacja lub dział.

2. Dane szkolenia

• nazwa szkolenia,
• wersja szkolenia,
• data przypisania,
• data rozpoczęcia,
• data ukończenia,
• status szkolenia.

3. Dane quizu

• wynik quizu,
• próg zaliczenia,
• liczba prób,
• data zaliczenia.

4. Dane certyfikatu

• identyfikator certyfikatu,
• hash,
• kod QR,
• data wygenerowania,
• powiązanie z Użytkownikiem i szkoleniem.

5. Dane kampanii

• nazwa kampanii,
• grupa docelowa,
• termin realizacji,
• statusy uczestników,
• przypomnienia.

6. Raporty

• raport ukończeń,
• raport zaległości,
• raport wyników,
• raport dla HR,
• raport dla zarządu,
• eksport danych, jeżeli funkcja jest dostępna.

Załącznik 6

Zakres standardowego uruchomienia i wdrożenia rozszerzonego

Standardowe uruchomienie

W standardowych przypadkach podstawowe uruchomienie usługi jest realizowane bez osobnej opłaty wdrożeniowej. Może obejmować:

• utworzenie środowiska Klienta,
• podstawową konfigurację organizacji,
• utworzenie konta administratora,
• udostępnienie wybranego pakietu,
• podstawowe informacje startowe dla Klienta.

Wdrożenie rozszerzone

Wdrożenie rozszerzone jest opcjonalne i może obejmować:

• import większej listy pracowników,
• konfigurację zaawansowanego brandingu,
• konfigurację SSO,
• konfigurację wielu oddziałów lub jednostek organizacyjnych,
• przygotowanie niestandardowej kampanii szkoleniowej,
• przygotowanie dedykowanych raportów,
• dodatkowe konsultacje wdrożeniowe,
• integracje z systemami Klienta,
• inne prace wykraczające poza standardowe uruchomienie usługi.

Zakres i koszt wdrożenia rozszerzonego są każdorazowo uzgadniane z Klientem przed rozpoczęciem prac.